Schritt 1: Vorababfrage des Termins via WhatsApp

Im ersten Schritt bietet es sich an, die Eltern der eingeladenen Kinder unkompliziert per WhatsApp zu kontaktieren. Dies mag euch zunächst etwas pragmatisch erscheinen, erspart euch jedoch viel Aufwand und eventuelle Enttäuschungen. Es ist sinnvoll, etwa zwei oder drei mögliche Termine vorzuschlagen und dann um schnelle Rückmeldung zu bitten, welcher dieser Termine am besten passt. Ein kurzes Beispiel könnte so aussehen:

„Hallo ihr Lieben, wir planen einen Waldgeburtstag für Max und haben folgende Termine ins Auge gefasst:
Samstag, 15. Juni, Sonntag, 16. Juni oder Samstag, 22. Juni.
Bitte sagt kurz Bescheid, welcher Termin bei euch am besten passen würde.
Liebe Grüße und danke!“

Sobald ihr von allen Eltern eine Rückmeldung bekommen habt, entscheidet ihr euch für den Termin, an dem die meisten Kinder Zeit haben. Jetzt habt ihr einen festen Termin, den ihr in eurer weiteren Planung verwenden könnt.

Bild: Einladungskarten via Canva erstellt und auf Kraftpapier ausgedruckt.

Schritt 2: Kreative Einladungen basteln oder drucken

Jetzt, wo der finale Termin feststeht, könnt ihr gemeinsam mit eurem Kind endlich an die schöne und kreative Gestaltung der richtigen Einladungen gehen. Eine physische Einladung, die die Kinder stolz in die Schule mitnehmen und ihren Freunden zeigen können, macht einen großen Unterschied zur einfachen digitalen Nachricht. Eine schöne, persönlich gestaltete Einladungskarte – sei sie nun gebastelt, gedruckt oder anderweitig kreativ gestaltet – soll ja in erster Linie Vorfreude erzeugen. Sie soll etwas Besonderes sein, das die Kinder gerne behalten, in der Schule zeigen oder sich ins Zimmer hängen.

Hier habe ich ein paar konkrete, erprobte Ideen für euch, wie ihr eure Einladung kreativ gestalten könnt:

Einladungskarten auf Kraftpapier:
Nutzt vorgefalzte Karten aus braunem oder naturfarbenem Kraftpapier, gestaltet diese beispielsweise online mit Canva.com und druckt sie zu Hause aus. Das sieht wunderbar natürlich aus und passt perfekt zum Thema Wald.

Astscheiben als Einladung:
Besorgt kleine Astscheiben (Bastelladen) und beschriftet sie mit einem angefeuchteten Buntstift. So verläuft die Schrift nicht und sieht schön rustikal aus.

Schatzkarte für Abenteurer:
Gestaltet eine Einladung in Form einer Schatzkarte, die ihr mit kaltem Kaffee oder schwarzem Tee einfärbt, um sie auf alt zu trimmen. Anschließend rollt ihr die Karte zusammen, klebt oben und unten jeweils ein kleines Stöckchen als Halterung dran und verschließt die Rolle mit einem kleinen Wachsiegel. Das wirkt geheimnisvoll und passt besonders gut zu Survival- und Abenteuer-Mottos.

Jutesäckchen mit Naturmaterial:
Ein kleiner Jutebeutel, gefüllt mit gesammelten Naturmaterialien wie Eicheln, Kastanien, Blättern oder Steinen, macht die Einladung zu etwas Besonderem. Legt noch eine kleine Karte mit den wichtigsten Informationen dazu – fertig ist eure thematisch perfekte Einladung.

Ganz gleich, für welche Methode ihr euch entscheidet: auf der Einladung sollten auf jeden Fall folgende Infos stehen:

• • Name des Geburtstagskindes
  • Datum und Uhrzeit (Beginn und Ende!)
  • Treffpunkt (genauer Ort)
  • Hinweis auf wetterfeste Kleidung und festes Schuhwerk
  • Telefonnummer für Rückfragen

Nicht auf die Einladung gehören dagegen organisatorische Details wie Allergien, Zeckenhinweise oder Einverständniserklärungen. Diese kommen später in einer separaten WhatsApp-Nachricht zur Sprache, damit die Einladung schön und übersichtlich bleibt.

Schritt 3: Sicherheits- und Zusatzinformationen via WhatsApp abfragen

Sobald die Einladungen verteilt sind, könnt ihr etwa ein bis zwei Wochen vor dem Geburtstag noch einmal per WhatsApp die letzten wichtigen organisatorischen Details klären. Diese separate Abfrage stellt sicher, dass alle Kinder bestens vorbereitet sind und keine Unsicherheiten bestehen. In dieser Nachricht klärt ihr:

• Allergien oder Lebensmittelunverträglichkeiten: Gibt es Kinder, die bestimmte Lebensmittel nicht vertragen?
• Hinweise zu Zecken: Empfehlt ausdrücklich das Tragen langer Hosen und fragt, ob ihr Zeckenschutzmittel auftragen dürft.
• Medikamente: Gibt es Kinder, die Medikamente einnehmen müssen (z.B. bei Pollenallergie)?
• Einverständniserklärungen: Klärt ab, ob alle Eltern damit einverstanden sind, dass die Kinder z.B. schnitzen oder klettern dürfen.
• Transport/Anreise: Wer bringt die Kinder? Können Fahrgemeinschaften gebildet werden?
• Notfallkontakt: Bittet die Eltern, euch eine Nummer zu nennen, unter der sie während des Geburtstags zuverlässig erreichbar sind.

Eine beispielhafte WhatsApp-Nachricht könnte lauten:

„Hallo nochmal in die Runde, wir freuen uns schon sehr auf den Geburtstag im Wald! Damit alles reibungslos klappt, habe ich noch ein paar letzte Fragen:

• Gibt es bei euren Kindern Allergien oder Lebensmittelunverträglichkeiten?
• Sind lange Hosen und Zeckenschutzspray für euch in Ordnung?
• Ist jemand gegen das Schnitzen oder Klettern?
• Welche Eltern könnten Fahrgemeinschaften bilden?
• Nennt mir bitte noch eine Telefonnummer, unter der ihr während des Geburtstags gut erreichbar seid.
  Danke und liebe Grüße!“

So habt ihr alle wichtigen Infos sauber abgefragt und seid bestens auf den Waldgeburtstag vorbereitet.

📝 Zusammenfassung – Einladungen & Teilnehmer Schritt für Schritt:

• Vorab WhatsApp-Abfrage für den Termin:
• Innerhalb der Familie mögliche Termine festlegen
• Kurze WhatsApp-Umfrage bei Eltern der Gäste durchführen
• Termin festlegen, der für die meisten passt
  
  
• Physische Einladungen kreativ gestalten:
• Kraftpapierkarten, Astscheiben, Schatzkarten, Jutebeutel
• Schön gestalten, wichtige Eckdaten (Ort, Zeit, Kleidung, Kontaktnummer) aufnehmen
• Organisatorische Details (Allergien etc.) nicht auf die Karte schreiben
  
  
• Separate WhatsApp-Abfrage (1-2 Wochen vorher) zu Sicherheit & Details:
• Allergien und Nahrungsmittelunverträglichkeiten
• Lange Kleidung und Einverständnis für Zeckenschutzmittel
• Medikamenteneinnahme bei Pollenallergie o.ä.
• Erlaubnis der Eltern für Aktivitäten wie Schnitzen oder Klettern
• Transport & mögliche Fahrgemeinschaften klären
• Telefonnummer für Notfälle erfragen
  

So seid ihr perfekt organisiert, habt die schönen und die notwendigen Details sauber voneinander getrennt und könnt euch nun ganz auf die weitere Vorbereitung freuen.